6 digitale Tools für die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht
Für viele Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Umstellung. Sie macht die Digitalisierung von Abläufen erforderlich, die bislang häufig vertagt wurden. Wer die Umstellung strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern kann auch Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und die finanzielle Transparenz verbessern.
Entscheidend für einen erfolgreichen Wechsel ist nicht ausschließlich die passende Software. Ebenso wichtig ist, dass die eingesetzten Werkzeuge ineinandergreifen und die beteiligten Mitarbeitenden gut vorbereitet sind. Die folgenden sechs Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht umzusetzen und sie zugleich für eine umfassendere Digitalisierung des Unternehmens zu nutzen.
1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen
Sage bildet die Grundlage für einen rechtskonformen Umgang mit E-Rechnungen. Die Lösung verarbeitet die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, unterstützt das elektronische Senden und Empfangen von Rechnungen und sorgt dafür, dass Belege GoBD-konform verarbeitet sowie archiviert werden.
Mit Sage entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell zu erstellen, als PDF zu verschicken und anschließend separat in die Buchhaltung zu übertragen. Stattdessen wird der Ablauf automatisiert – von der Rechnungserstellung über den Versand bis hin zur Verbuchung. Für Unternehmen, die ihre Prozesse jetzt auf E-Rechnungen ausrichten, bietet Sage einen zentralen Ansatzpunkt für die Umstellung.
Warum das relevant ist: Sage ermöglicht die rechtskonforme Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen von Beginn an, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
2. Miro oder Lucidchart: Plattform zur Prozessvisualisierung
Bevor E-Rechnungsabläufe technisch eingeführt werden, sollte ein Unternehmen die bestehenden Prozesse abbilden und verbessern. Wo trifft eine Rechnung ein? Wer kontrolliert sie? Wer erteilt die Freigabe? Auf welchem Weg gelangt sie in die Buchhaltung und anschließend ins Archiv?
Mit Miro oder Lucidchart können Teams diese Abläufe gemeinsam visualisieren, Engpässe identifizieren und neue digitale Prozesse planen, bevor die technische Umsetzung startet. Eine sorgfältig ausgearbeitete Prozessübersicht verhindert, dass neue Software auf bereits ineffiziente Strukturen trifft.
Warum das relevant ist: Technische Lösungen können ihren Nutzen nur vollständig entfalten, wenn die zugrunde liegenden Prozesse eindeutig definiert und effizient gestaltet sind.
3. Vanta oder Secureframe: Plattform für Compliance und Datensicherheit
Je stärker Rechnungsabläufe digitalisiert werden, desto größer werden auch die Anforderungen an Compliance und den Schutz von Daten. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass diese Abläufe die Vorgaben der DSGVO und GoBD erfüllen.
Vanta oder Secureframe unterstützen Unternehmen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert einzuführen, fortlaufend zu kontrollieren und für Prüfungen zu dokumentieren. Die Plattformen machen sichtbar, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und in welchen Bereichen noch Maßnahmen erforderlich sind.
Warum das relevant ist: Digitale Rechnungsprozesse beinhalten sensible Finanzinformationen. Ein systematisches Vorgehen bei Datenschutz und Compliance senkt Risiken und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
4. Pleo: Lösung für Unternehmensausgaben
Zusätzlich zum Versand und Empfang von Rechnungen ist die digitale Dokumentation von Belegen für laufende Geschäftsausgaben für viele Unternehmen anspruchsvoll. Pleo stellt Mitarbeitenden Firmenkarten zur Verfügung und erfasst Belege direkt zum Zeitpunkt der Ausgabe digital.
Die aufgenommenen Informationen werden unmittelbar an die Buchhaltungssoftware übergeben. Dadurch bleiben Ausgaben jederzeit einsehbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen nachvollziehbar dokumentiert. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht trägt Pleo dazu bei, auch eingehende Belege vollständig digital zu erfassen.
Warum das relevant ist: Die lückenlose digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht auf der Eingangsseite und ermöglicht ein durchgehend digitales Belegwesen.
5. Zapier oder Make: Plattform zur Workflow-Automatisierung
Die Einführung elektronischer Rechnungen schafft zugleich die Möglichkeit, weitere manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Mit Plattformen wie Zapier oder Make lassen sich Abläufe zwischen unterschiedlichen Systemen verbinden, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind.
So kann ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch klassifiziert, zur Freigabe an die zuständige Person weitergeleitet und nach der Genehmigung unmittelbar in die Buchhaltung übertragen werden. Arbeitsschritte, die zuvor mehrfach manuell ausgeführt werden mussten, können dadurch automatisiert und nachvollziehbar ablaufen.
Warum das relevant ist: Automatisierte Abläufe verringern den manuellen Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung deutlich und senken die Fehleranfälligkeit wiederkehrender Prozesse.
6. Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online: Plattform für die Steuerberatung
Die E-Rechnungsumstellung verändert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Lösungen mit direkter digitaler Verbindung zum Steuerbüro ermöglichen den Austausch von Rechnungen und Belegen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.
DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland weit verbreitet und ermöglicht Unternehmen, Belege unmittelbar in das System des Steuerberaters hochzuladen. Dadurch lässt sich Zeit sparen, die Zahl der Rückfragen reduzieren und sicherstellen, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig vorhanden sind.
Warum das relevant ist: Eine funktionierende digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist ein oft unterschätzter, jedoch wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen E-Rechnungsprozesses.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist eine vollständige Erneuerung unserer IT-Infrastruktur erforderlich, um die E-Rechnungspflicht einzuhalten?
Nein. Meist genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, die die vorgeschriebenen Formate unterstützt, oder auf eine konforme Lösung zu wechseln. Maßgeblich ist, dass die verwendete Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.
Welcher Zeitrahmen ist für die Umstellung auf E-Rechnungen üblicherweise einzuplanen?
Wenn die eingesetzte Software bereits konform ist oder kurzfristig angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung normalerweise innerhalb weniger Wochen realisieren. Häufig entsteht der größere Aufwand durch Prozessanpassungen und die Schulung von Mitarbeitenden. Unternehmen, die rechtzeitig starten, haben deutlich weniger Stress als solche, die bis zur letzten Frist abwarten.
Wie werden Rechnungen ausländischer Lieferanten behandelt, die keine E-Rechnungen ausstellen können?
Die E-Rechnungspflicht betrifft zunächst inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten gelten die deutschen Anforderungen nicht in derselben Form. Dennoch ist es sinnvoll, auch in diesem Bereich digitale Abläufe einzusetzen, um eine einheitliche und effiziente Verarbeitung von Belegen zu gewährleisten.
Sind elektronische Rechnungen sicherer als Rechnungen auf Papier?
Bei einer korrekten technischen Umsetzung bieten elektronische Rechnungen mehr Sicherheit als Papierrechnungen. Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität des Absenders und die Unversehrtheit der Inhalte. Darüber hinaus werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht ohne Weiteres verloren gehen oder zerstört werden.
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer gemäß Paragraph 19 UStG?
Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich von der Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings müssen sie elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen können. Deshalb empfiehlt es sich auch für Kleinunternehmer, eine konforme Lösung einzusetzen. |
